Politique d'organisation d'événements de collecte de fonds
L'organisation d'un événement
La politique suivante est mise en place pour assurer un impact positif et protéger la réputation et l’intégrité de la Fondation Laurent Duvernay-Tardif (LDT) ainsi que de ses membres lors de l’organisation d’événements de collecte de fonds par une tierce partie. Dans le cadre de votre engagement à organiser un événement de collecte de fonds, la Fondation et son équipe demandent que toutes les personnes impliquées dans l’organisation de l’événement prennent connaissance des conditions suivantes et les respectent.
1) Les organisateur.trice.s qui souhaitent organiser un événement de collecte de fonds au profit de la Fondation LDT doivent s’assurer de remplir le formulaire d’organisation de collecte de fonds au profit de la Fondation LDT. Ce formulaire doit être rempli au moins quatre (4) semaines avant la tenue de l’activité en question. La Fondation LDT, pour sa part, s’engage à aviser les organisateur.trice.s du statut de leur soumission dans les 14 jours suivant la réception de la demande.
2) La Fondation LDT ne supporte aucun coût et n’assume aucune responsabilité associés à des événements d’une tierce partie.
i) Les organisateur.trice.s s’engagent à faire la demande et à obtenir tout permis, licence et assurance nécessaires à la tenue de l’événement
ii) Les organisateur.trice.s s’engagent également à remplir la fiche Dépenses-Revenus prévisionnels et à l’envoyer à la Fondation LDT vingt (20) jours avant la tenue de l’événement.
3) Tout employé.e ou bénévole à l’événement organisé par une tierce partie doit être recruté par les organisateur.trice.s de l’événement.
i) Les organisateur.trice.s, les employé.e.s ainsi que les bénévoles de l’événement doivent être clairement identifiés comme bénévoles et ne peuvent en aucun cas s’identifier comme employé.e.s ou membres de la Fondation LDT.
4) Selon sa politique de confidentialité, la Fondation LDT ne partage les coordonnées d’aucun.e de ses donateur.trice.s avec les organisateur.trice.s d’événements.
5) Le logo et le visuel de la Fondation LDT ne peuvent pas être utilisés sans l’accord écrit de la Fondation. Leur utilisation sans permission est strictement interdite. Tout élément promotionnel de l’événement comportant le nom et/ou le logo de la Fondation devra être préalablement approuvé avant toute utilisation de la part de l’organisation de l’événement.
i) La Fondation LDT a le seul droit de regard sur l’utilisation du nom et du logo de la Fondation LDT pour appuyer les événements de collecte de fonds.
ii) La Fondation LDT se réserve, en tout temps, le droit d’interdire l’utilisation de son nom et/ou de son logo.
iii) Les organisateur.trice.s doivent maintenir les standards de qualité les plus élevés pour chaque utilisation du logo tou.te.s les participant.e.s de la Fondation en se conformant au document des normes graphiques présenté par la Fondation LDT. Ce manuel sera rendu disponible pour les organisateur.trice.s à la suite de l’approbation de l’organisation de l’événement.
6) La Fondation LDT n’appuie en aucun cas une tierce partie qui pratique une forme de discrimination contre toute personne ou groupe basée sur le sexe, la nationalité, le statut économique, l’ethnie, l’identité sexuelle, l’âge, le handicap, la religion ou l’appartenance politique ou toute autre forme de discrimination. Les événements de tierces parties doivent respecter les normes du code d’éthique.
i) La Fondation se réserve le droit de retirer son association à l’événement à tout moment si celle-ci juge qu’une forme de discrimination est faite par les organisateur.trice.s, employé.e.s ou bénévoles de l’événement.
7) Chaque événement sera supervisé afin de s’assurer que les procédures de sécurité appropriées sont bien mises en place afin d’assurer la sécurité et le bien-être de tou.te.s les participant.e.s.
i) Les organisateur.trice.s de l’événement s’engagent donc à prendre les mesures nécessaires pour assurer qu’il y a une forme de sécurité sur place lors de l’événement.
8) Les organisateur.trice.s reconnaissent que le Fondation adhère aux politiques mises en place pour l’émission des reçus de dons par l’Agence du revenu du Canada. Les organisateur.trice.s ne peuvent assurer l’émission de reçus de dons de charité pour aucun don ou service sans une discussion avec la Fondation avant l’approbation de l’événement.
i) Description de politique de dons et d’émission de reçu à compléter
9) Les organisateur.trice.s doivent prévoir d’assumer les frais possibles liés à la collecte de fonds par l’entremise d’une plateforme quelconque de financement.
10) La présence de Laurent Duvernay-Tardif ne peut être assurée par les membres de la Fondation.
i) La décision au sujet de la présence de monsieur Duvernay-Tardif sera entièrement à la discrétion de l’équipe de la Fondation.
ii) Les organisateur.trice.s ne peuvent donc pas compter sur la présence de Laurent Duvernay-Tardif pour la réussite de leur événement.
11) Nous encourageons fortement les organisateur.trice.s à orienter leur événement de façon à soutenir le plus possible et à promouvoir au meilleur de leur capacité la mission de la Fondation.
12) En acceptant les modalités et les conditions mises en place dans ce document, les organisateur.trice.s comprennent et acceptent la responsabilité de quelque revendication en lien avec l’événement.
13) En cas d’annulation de l’événement, les organisateurs communiqueront avec la Fondation LDT avant la tenue prévue de l’événement.
i) En aucun cas, la Fondation LDT ne peut être tenue responsable de l’annulation de l’événement.
ii) La Fondation ne pourra pas assumer les coûts d’annulation de l’événement.
En nommant la Fondation LDT comme bénéficiaire d’un événement organisé par une tierce partie, vous êtes tenu.e.s responsables de remettre la totalité des profits (ou un montant prédéterminé et approuvé par la Fondation) à la Fondation.
En signant ce document, vous acceptez que la Fondation LDT reçoive un rapport des revenus et dépenses ainsi que les profits de l’événement dans les trente (30) jours suivant la tenue de l’événement.
Les organisateur.trice.s de l’événement s’indemnisent et ne tiennent pas responsables la Fondation LDT et ses entités, employé.e.s, bénévoles et directeur.trice.s de toute revendication et/ou réclamation provenant de quelque manière de la tenue de l’événement de collecte de fonds.
